[THAY ĐỔI THÓI QUEN – THAY ĐỔI CUỘC ĐỜI] THAY ĐỔI THÓI QUEN TRÌ HOÃN – BẰNG THÓI QUEN “LÊN KẾ HOẠCH ĐÁNH GIÁ TUẦN”

[THAY ĐỔI THÓI QUEN – THAY ĐỔI CUỘC ĐỜI] THAY ĐỔI THÓI QUEN TRÌ HOÃN – BẰNG THÓI QUEN “LÊN KẾ HOẠCH ĐÁNH GIÁ TUẦN”

Lý do SỰ TRÌ HOÃN, bị loại trừ: “Tôi lại quên làm nó mất rồi”

 

Chúng ta thường xuyên trì hoãn – không phải do lười biếng, mà chỉ đơn giản bởi chúng ta quên. Dù cho bạn giỏi nắm bắt ý tưởng đến mấy đi nữa thì bạn cũng không thể hành động nếu bạn không theo dõi chúng. Hơn nữa, bạn sẽ thường xuyên phải gồng lên để hoàn thành một công việc nào đó nếu bạn không đưa ra kế hoạch và thời hạn hoàn thành nó. Tất cả những điều này có thể được giải quyết bằng việc phát triển thói quen đánh giá tuần.

Đánh giá tuần là một khái niệm được chia sẻ trong cuốn Getting Things Done của David Allen. Đây là một khái niệm đặc biệt hữu ích để ngăn chặn sự trì hoãn. Nó rất đơn giản. Mỗi tuần một lần (tốt nhất là vào Chủ nhật), hãy xem xét và lên lịch cho những dự án/công việc trong 7 ngày tiếp theo mà bạn muốn hoàn thành. Thêm vào đó, hãy xử lý mọi ghi chú từ cơ chế nắm bắt ý tưởng của bạn cũng như mọi công việc giấy tờ mới.

Bạn có thể hoàn thành tất cả những điều này chỉ bằng 3 bước đơn giản sau:

Bước 1: Đặt ra 3 câu hỏi

Khi bắt đầu việc đánh giá hằng tuần, hãy hỏi 3 câu hỏi sau, chúng sẽ giúp bạn định hình trọng tâm những gì mình sẽ làm trong 7 ngày tiếp theo.

Câu hỏi 1: Mình có việc riêng nào không?

Bạn có hoạt động gia đình nào đã được lên kế hoạch từ trước không? Bạn có định đi nghỉ không? Bạn có cuộc hẹn, buổi gặp hay cú điện thoại cá nhân nào không? Có điều gì thú vị mà bạn muốn làm không?

Đối với tôi, thật khó để hoàn thành dự án khi tôi có vô vàn việc riêng. Vì vậy, tốt nhất là hãy lên kế hoạch đề phòng những điều có nguy cơ sẽ làm gián đoạn công việc, hơn là để chúng đột ngột xuất hiện và phá hỏng tuần tới của bạn. Thành thật mà nói, giảm lượng kết quả còn tốt hơn là cố trở thành siêu nhân và hoạt động quần quật 16 tiếng mỗi ngày.

Câu hỏi 2: Đâu là những dự án mà tôi cần ưu tiên?

Đôi khi, một dự án sẽ được ưu tiên hơn những dự án khác. Đây là lúc bạn có thể trì hoãn những điều khác lại. Tôi có một niềm tin mãnh liệt rằng chỉ nên tập trung vào từng công việc một. Bạn có thể sử dụng những đánh giá tuần để tập trung cố gắng của bạn vào việc hoàn thành một dự án có tác động to lớn nhất đến sự nghiệp hoặc đời sống cá nhân của bạn.

Câu hỏi 3: Tôi có bao nhiêu thời gian?

Đây là một câu hỏi vô cùng quan trọng. Nếu bạn biết thời gian là hữu hạn, bạn sẽ cần ngừng bắt đầu những dự án mới.

Điều quan trọng bạn cần biết là bạn chỉ những “khối thời gian”. Còn hiện tại, chỉ cần biết rằng việc theo dõi số lượng giờ thực tế mà bạn dành ra cho việc công cũng như việc tư là rất quan trọng. Một khi bạn đã biết được trung bình bạn bỏ ra bao nhiêu thời gian đối với nhiều công việc khác nhau, bạn có thể sử dụng câu hỏi thứ 3 này để quyết định đâu là dự án bạn có thể phân bổ tốt nhất thời gian và năng lượng của bản thân.

Bước 2: Lên lịch trình cho những nhiệm vụ dự án

Sau khi trả lời ba câu hỏi trên, hãy vạch ra những công việc bạn sẽ làm trong 7 ngày tới. Cách đơn giản nhất là nhìn vào danh sách dự án của bạn và lên lịch trình sao cho bạn có thể thực hiện được những hoạt động quan trọng nhất.

Hãy xem xét chi tiết từng dự án. Hãy xác định những mục trong danh sách đó mà có tác động to lớn nhất tới công việc cũng như đời sống cá nhân của bạn. Sau đó, hãy lên lịch trình sao cho bạn có thể thực hiện những việc này trong 7 ngày tiếp theo.

Bước 3: Xử lý các ý tưởng đã được nắm bắt

Bạn đã có một cuốn sổ hoặc ứng dụng để ghi lại những ý tưởng xuất sắc. Vậy bằng cách nào bạn có thể theo sát chúng? Giải pháp đơn giản nhất là giải quyết từng ý tưởng một. Hãy làm chúng ngay tức khắc hoặc xếp lịch khi nào bạn có thể thực hiện chúng. Cả quá trình này có thể được gói gọn thành một đánh giá tuần.

Bạn chỉ cần đơn giản là mở quyển sổ hoặc ứng dụng nắm bắt ý tưởng ra và lướt qua từng ghi chú một. Về cơ bản, bạn sẽ quyết định một trong hai điều sau:

1. Những ý tưởng có thể thực hiện ngay

Đó chính là quy tắc “hai phút” của David Allen. Nó phát biểu rằng nếu một ý tưởng có thể hoàn thành trong hai phút, thì bạn nên làm nó ngay lập tức. Đừng trì hoãn nó và cũng đừng xếp lịch cho nó. Hãy làm nó ngay!

Từ giờ, nếu có một ý tưởng bạn muốn thực hiện ngay tức thì, hãy viết ra một kế hoạch chi tiết từng bước về cách bạn sẽ làm nó. (Bạn còn nhớ thảo luận của chúng ta về Hiệu ứng Zeigarnick và tại sao việc không có kế hoạch lại cản trở những dự án hiện tại không?) Hãy viết ra một loạt những hành động mà bạn sẽ làm với ý tưởng này và đưa những điều đó vào tuần của bạn.

2. Những ý tưởng không thể thực hiện ngay

Đôi khi bạn có một ý tưởng xuất sắc nhưng đó chưa phải là lúc thích hợp để thực hiện nó. Mặc dù vậy, bạn vẫn muốn theo sát nó. Hãy chọn một ngày để thực hiện ý tưởng và sau đó hãy đặt một lời nhắc nhở vào bên trong những ghi chú của bạn. Với cách đó, bạn sẽ không bao giờ bỏ lỡ một ý tưởng quan trọng nào.

Áp dụng thói quen

Rõ ràng, bạn sẽ không cần sử dụng thói quen này hằng ngày. Mặc dù vậy, việc thực hiện nó theo tuần sẽ giúp bạn xác định được những công việc quan trọng, và cuối cùng cho phép bạn vượt qua được sự trì hoãn. Bạn có thể thực hiện thói quen này bằng cách làm theo những điều sau:

1. Mỗi tuần, hãy dành một khoảng thời gian nhất định cho việc đánh giá.

2. Bắt đầu bằng cách đặt 3 câu hỏi để xác định những dự án cũng như những công việc cá nhân quan trọng.

3. Phân chia thời gian cho từng mục và lên kế hoạch cho tuần của bạn.

4. Xử lý những ghi chú, thực hiện những nhiệm vụ chí mất hai phút để hoàn thành và tạo nhắc nhở nhằm theo sát những ý tưởng chưa thể thực hiện ngay.

5. Hãy luôn làm đánh giá tuần, ngay cả nếu sắp tới, bạn không có công việc nào quan trọng.

Tóm lại, đánh giá tuần rất quan trọng đối với việc chống lại sự trì hoãn. Khi bạn lên kế hoạch cho 7 ngày, bạn sẽ tạo ra một cảm giác cấp bách, thúc đẩy bạn tập trung vào những điều quan trọng. Hãy phát triển thói quen để xác định những dự án quan trọng sắp tới và gạt bỏ mọi sự phân tán ra khỏi tâm trí bạn.

ĐỌC THÊM – SÁCH – THAY ĐỔI THÓI QUEN – THAY ĐỔI CUỘC ĐỜI: https://tiki.vn/thay-doi-thoi-quen-thay-doi-cuoc-doi-change-your-habits-change-your-life-p9961719.html?spid=89429426